Презентация на тему: "1С документооборот"

«1С:Документооборот 8»

Что такое СЭД
Создание документа
Подписание/
утверждение
Регистрация
Исполнение
Аналитика
Хранение

Что дает использование СЭД
Сокращение объема документооборота

Укрепление исполнительской дисциплины

Контроль сроков и результатов исполнения

Централизованное хранение документов

Сокращение времени на поиск документов

Организация коллективной и групповой работы

Создание основы для комплексной информационной системы

Преимущества «1С:Документооборот 8»
Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ
Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров
Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях
Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через КПК
Возможность настроек системы по потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов
Создание графических бизнес-процессов
Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.)
Небольшие затраты на внедрение и владение системой
Налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без отрыва от производства
Список завершенных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8» - http://v8.1c.ru/doc8/

Какие задачи решает «1С:Документооборот 8»
Учет входящих, исходящих, внутренних документов и договоров;
Учет обращений граждан;
Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
Построение иерархии исполнения - управленческая деятельность сверху вниз, отчетность по исполнительской дисциплине и контроль исполнения снизу вверх.
Контроль исполнительской дисциплины;
Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
Разграничение прав доступа по видам документов и ролям;
Возможность работы с электронной цифровой подписью;
Использование штрихкодирования документов;
Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
Ведение архива организации;
Полнотекстовый поиск любых данных;
Ведение статистической отчетности;
Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

Возможности «1С:Документооборот 8»
Веб-доступ
Нумераторы
документов
Атрибутивный и
полнотекстовый
поиск данных
Гибкая система
прав доступа
Маршрутизация
работ и документов
Протоколирование
событий
Поддержка
распределенной
работы
Учет затрат
рабочего времени
сотрудников
Отчетность
Уведомление
исполнителей
Централизованное и
децентрализованное
администрирование
Настройка
интерфейса
Обработка внешней
корреспонденции
Ролевая
маршрутизация
Контроль
исполнительской
дисциплины
Внутренний
документооборот
Административные
регламенты, НСИ
Хранение и контроль
версий файлов
Ведение архива
И многое другое…
Сканирование
и распознавание

Возможности «1С:Документооборот 8»
Работа с документами и файлами
Виды документов
Виды бизнес-процессов
Разграничение прав доступа
Ведение архива
Ведение отчетности
Поиск данных
Учет затрат рабочего времени сотрудников
Организация рабочего места

Принципы учета документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Федеральный закон Российской Федерации от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Требования ГСДОУ.
Работа с документами

Виды документов
Вид документа определяет:
маршрут обработки документа;
правила формирования регистрационного номера;
нормативный срок исполнения документа;
права доступа к документу.

Виды бизнес-процессов
Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем.
Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом
или файлом.
Поручение – выдача поручения одному сотруднику.
Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом.
Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем.
Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками, как параллельное, так и последовательное.
Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

Ролевая адресация задач
Состав ролей уникален для каждого предприятия
или учреждения.
Может меняться и настраиваться без остановки системы.
При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают
на рабочий стол к новому исполнителю.

Пример бизнес-процесса «Исполнение»

Исполнение документа

Исполнение документа

История переписки
Входящие и исходящие автоматически связываются в цепочки.
История всей переписки открывается из карточки корреспондента, входящего или исходящего документа.

Регистрация обращений граждан
Предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц

Разграничение прав доступа

Права доступа к входящим и исходящим документа

Права доступа к внутренним документам

Права доступа к папкам файлов

Права на задачи и бизнес-процессы

Права на формирование и просмотр отчетов

Права доступа к другим данным

Работа с ЭЦП

Архивное делопроизводство
Ведение номенклатуры дел
Создание и хранение номенклатуры дел организации.
Печать номенклатуры дел для утверждения.
Предусмотрено копирование номенклатуры дел
на следующий год.

Подготовка дел
Формирование дел.
Сдача дел в архив на хранение.
Предусмотрены все необходимые печатные формы.
Архивное делопроизводство

Журнал передачи документов
Содержит сведения о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам и о возврате переданных документов.
Предусмотрена печать отчета о документах, находящихся
у сотрудников.

Печатные формы документов
Предусмотрена печать номенклатуры дел и описей документов.

Работа с любыми типами файлов
Групповая работа пользователей с файлами:
Сохранение версий файлов
Занятие файла для редактирования
Установка прав доступа к файлам и папкам
Импорт файлов и каталогов
Загрузка файлов со сканера
Работа с файлами

С учетом морфологии:
Русской, английской и украинской.
Поиск похожих слов.
Выполняется моментально.
Ищет по всем данным:
Входящие, исходящие, ОРД,
файлы, задачи, бизнес-процессы,
еженедельные отчеты и т. д.
Всегда под рукой:
Полнотекстовый поиск
Как по реквизитам, так и по содержимому файлов.
Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.

Ведение статистической отчетности
Состав отчетов:
Справка об объеме документооборота
Справка об исполнительской дисциплине
Документооборот по корреспондентам
Сводка по видам документов
И другие…

Персональное рабочее место пользователя
Уведомление о новых задачах по электронной почте

Помещение задач на рабочем столе
Персональное рабочее место пользователя

Многопользовательская работа в локальной сети или через Интернет:
Работа в тонком клиенте «1С:Предприятия 8.2»
Работа в веб-клиенте с использованием браузера
Персональное рабочее место пользователя

Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет
при выполнении задач.
Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени.
Хронометраж времени работы над каждой задачей.
Учет затрат времени
по видам работ
Учет рабочего времени

Руководитель организации
Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины
Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования
задач
Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами

Руководитель финансового департамента
Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов
Эффективность возврата инвестиций

Руководитель департамента информатизации
Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими
системами
Возможность масштабировать систему
Обеспечение информационной безопасности организации

Руководитель канцелярии
Сокращение объема документооборота
Контроль сроков и результатов исполнения
Оперативное составление отчетности и поиск документов
Преимущества внедрения СЭД

Внедрение СЭД: примерный план проекта
Обследование организации
Разработка технического задания с учетом требований заказчика
Выработка программ и методик внедрения
Разработка, тестирование и адаптация информационной системы
Обеспечение интеграции с существующими системами
Обучение пользователей в специализированном учебном центре или на территории заказчика
Подписка на информационно-техническое сопровождение (в течение первых 6 месяцев - бесплатно)

Внедрение СЭД

Преимущества работы с фирмой 1С
Фирма «1С» рекомендует пользователям осуществлять
внедрение «1C:Документооборот 8» в тесном сотрудничестве с партнерами фирмы «1С», имеющими необходимые компетенции в области автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие 8», штат сертифицированных специалистов.

http://v8.1c.ru/doc8/ — информация о системе и актуальный перечень выполненных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8».

Фирма «1С» обеспечивает поддержку и курирование масштабных и технологически сложных проектов.

Фирма «1С» использует технологию быстрых результатов, которая позволяет получать быстрые результаты в короткие сроки и снижать финансовые риски.

Спасибо за внимание!