Презентация на тему "Автоматизированное рабочее место (АРМ) секретаря" (2 курс специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления")

Автоматизированное рабочее место (АРМ) секретаря
Преподаватель
Панова Е.А.
Гуманитарный колледж
УЧРЕЖДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ "ГРОДНЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ЯНКИ КУПАЛЫ"

Автоматизированное рабочее место (АРМ) секретаря можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно - технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.
С помощью АРМ секретарь сможет обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, выполнять расчеты и т.д.

В основу конструирования АРМ могут быть положены следующие основные принципы:
1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.
2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации.
4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.
5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Создание АРМ для систем организационного управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии проектирования.
Структуризация АРМ включает описание среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств информационного и программного обеспечения.
Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров, выделение и исследование параметров технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации.

При создании АРМ «Секретаря» необходимо опираться на основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.
Автоматизация системы секретариата позволит сократить время обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов и избежать ошибок в процессе движения документов.
Процесс проектирования баз данных представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели.

Этапы проектирования:
1. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области.
2. Проектирование инфологической модели предметной области - частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели.
3. Выбор базы данных.

4. Даталогическое или логическое проектирование базы данных, то есть ее описание в терминах принятой даталогической модели данных.
5. Физическое проектирование базы данных, то есть выбор эффективного размещения базы данных на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы.

Спасибо за внимание!