Презентация "Использование электронных таблиц MS Excel в профессиональной деятельности секретаря" (2 курс специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления")

Использование электронных таблиц MS Excel в профессиональной деятельности секретаря
Гуманитарный колледж
УЧРЕЖДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ "ГРОДНЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ЯНКИ КУПАЛЫ"


Преподаватель
Панова Е.А.

Финансовые ресурсы.
Для реализации управленческих процедур необходима, по крайней мере, следующая информация о свойствах финансовых потоков:
• какие средства доступны,
• сколько израсходовано,
• откуда поступают,
• куда направляются.
Ответственным управляющим лицом является главный бухгалтер. Обычный инструмент для принятия решений(информационная среда, информационное хранилище) – бухгалтерская книга с информацией о денежных ресурсах и сметы, позволяющие определить, куда направлены средства, откуда они поступили, какое количество было израсходовано, сколько осталось.

Материальные ресурсы
Примером материальных ресурсов является сырье для производства изделий. Ответственный – допустим, коммерческий директор, отвечает за обеспечение производства требуемым количеством сырья нужного вида.
Необходимая информация:
• какие материалы имеются в наличии,
• откуда поступают,
• куда направляются,
• сроки реализации заказов.
Примером хранилища информации о материальных ресурсах является инвентарная книга.

Трудовые (кадровые) ресурсы
Ответственный за управление – начальник отдела кадров. Хранилище– картотека личных дел, содержит следующую информацию:
• общее число сотрудников,
• о каждом сотруднике – его профессия, образование, стаж работы, должность, местонахождение рабочего места и т.д.
Просматривая картотеку, можно определить прошлые достижения сотрудников, их ценность для предприятия, возможность продвижения по службе и т.п.

Информационная система представляет собой программно-аппаратный комплекс, функции которого состоят в надежном хранении информации в памяти компьютера, выполнении специфических для данного приложения преобразований информации и/или вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса.
Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов, мест в гостиницах и т. д.

Прежде всего, файлы применяются для хранения текстовых данных: документов, текстов программ и т. д. Такие файлы обычно образуются и модифицируются с помощью различных текстовых и графических редакторов. Структура текстовых файлов обычно очень проста: это либо последовательность записей, содержащих строки текста, либо последовательность байтов, среди которых встречаются специальные символы(например, символы конца строки).

Пример 1.
Файлы с текстами программ (исходные файлы) являются входными параметрами компиляторов, которые, в свою очередь, формируют файлы, содержащие объектные модули. С точки зрения файловой системы, как исходные, так и объектные файлы обладают абсолютно стандартной структурой - это последовательности байтов. Конечно, система программирования определяет более сложную и специфичную структуру объектного модуля. При этом логическая структура объектного модуля неизвестна файловой системе, эта структура поддерживается программами системы программирования.

Пример 2.
Аналогично обстоит дело с файлами, формируемыми редакторами связей (компоновщиками выполняемых программ). На вход редактора связей поступают объектные модули, а на выходе строятся файлы-образы выполняемых программ (загрузочные модули). Логическая структура таких файлов остается известной только компоновщику и программе-загрузчику, являющимися компонентами операционной системы, и не известна системе управления файлами.

Пример 3.
Прикладная программа, обрабатывающая собственные файлы. Очевидно, что и в этом случае логическая структура файлов известна только этой обрабатывающей программе (как результат умственной деятельности разработчика).

Таким образом, файловая организация предполагает специализацию и хранение информации, ориентированной, как правило, на одну прикладную задачу, и обеспечивается самим разработчиком.